Umowa pożyczki z członkiem zarządu, umowa o pracę, umowa najmu, umowa dzierżawy czy jakakolwiek inna umowa zawierana przez spółkę z jej członkiem zarządu jest czynnością prawną, która powinna być dokonana przez radę nadzorczą, a w przypadku gdy nie została ustanowiona – przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników. 

Bezwzględnie obowiązujący art. 210 § 1 kodeksu spółek handlowych nie dale możliwości zmiany tych wymagań w umowie spółki czy upoważnienia innego organu niż rada nadzorcza czy zgromadzenie wspólników do powołania pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu jak również nie można wyłączyć tego uprawnienia.

Umowa spółka z członkiem zarządu

Zgodnie z art. 210 §  1. kodeksu spółek handlowych w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Oznacza to, że umowę, którą stroną jest członek zarządu w imieniu spółki powinna podpisać rada nadzorcza, a gdy w spółce nie została ustanowiona rada nadzorcza, zgromadzenie wspólników powinno podjąć uchwałę, w której powoła pełnomocnika spółki do podpisania takiej umowy. Pamiętać należy, że pełnomocnictwo udzielone w tym trybie może być jedynie rodzajowe lub do konkretnej sprawy czy sporu.

Powołanie pełnomocnika powinno nastąpić analogicznie w przypadku sporu między członkiem zarządu a spółką.

Konsekwencją niezachowania wymogu przewidzianego w art. 210 § 1 kodeksu spółek handlowych jest bezwzględna nieważność czynności prawnej. 

Pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego – kiedy jest konieczne?

Do powołania pełnomocnika spółki do dokonania czynności prawnej z członkiem zarządu, zastosowanie będzie miał art. 99 § 1. Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Przykładowo jeżeli pełnomocnik spółki zostanie ustanowiony do nabycia nieruchomości, której zbywcą członek zarządu spółki, uchwała zgromadzenia wspólników ustanawiająca takiego pełnomocnika wymaga formy aktu notarialnego. Konsekwencją niezachowania odpowiedniej formy protokołu zawierającego uchwałę w sprawie udzielenia pełnomocnictwa jest bezwzględna nieważność udzielonego pełnomocnictwa, a osoba działająca w imieniu spółki, działa jako pełnomocnik bez umocowania (art. 103 §1 kodeksu cywilnego).

Kolegialne działanie Rady Nadzorczej

Zgodnie z treścią kodeksu spółek handlowych w omawianej sytuacji rada nadzorcza działa kolegialnie co oznacza, że umowę z członkiem zarządu podpisują wszyscy członkowie rady nadzorczej. Możliwe jest uprzednie podjęcie uchwały przez radę nadzorczą, która zawierać będzie warunki umowy, zgodę na jej zawarcie oraz upoważnienie dla określonego członka rady nadzorczej do dokonania tej czynności prawnej.

Kto nie może być pełnomocnikiem spółki w umowie z członkiem zarządu?

Inny członek zarządu nie może być pełnomocnikiem spółki do zawarcia umowy z członkiem zarządu. Uzasadnione jest to ochroną interesów Spółki. Nie ma natomiast przeciwwskazań, aby pełnomocnikiem spółki została osoba spokrewniona z członkiem zarządu.

Co jeżeli członek zarządu jest jedynym wspólnikiem spółki?

Czynność prawna (na przykład umowa pożyczki) z członkiem zarządu, który jest jedynym wspólnikiem spółki powinna być dokonana w formie aktu notarialnego. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy dana czynność prawna jest dokonywana za pomocą wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Potrzebujesz wsparcia?

Jeśli po przeczytaniu naszego artykułu, masz wciąż wątpliwości związane z umowami z członkami zarządu– skontaktuj się z nami. Aby uzyskać wsparcie skontaktuj się z nami poprzez wypełnienie poniższego formularza kontaktowego. Chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje wszystkie pytania.