Co to jest compliance?

Ciężko znaleźć jedną definicję Compliance. Można z pewnością powiedzieć, że jest to funkcja zgodności z przepisami, komórka lub departament w strukturze firmy stanowiąca system zarządzania compliance (compliance management system – CMS) albo osoba lub osoby odpowiedzialne za zgodność z określonymi normami. Wszystkie te definicje będą poprawne.

Po co jest compliance?

Compliance w firmie ma za zadanie dopilnować, aby spółka funkcjonowała zgodnie z przepisami prawa. Podstawowe zadania compliance skupiają się na prewencji – mają zapobiegać incydentom niezgodności. Działalność Compliance jest również związana z zapobieganiem prania brudnych pieniędzy, ochroną danych osobowych, a w przypadku spółek nadzorowanych – rekomendacjami nadzorczymi. Zadania Compliance polegają również na identyfikowaniu ryzyk regulacyjnych z jakimi mierzy się spółka oraz na wdrażaniu polityk biznesowych grupy kapitałowej jeżeli spółka jest jej częścią.

Czy muszę mieć compliance w firmie – czyli które spółki mają obowiązek posiadać compliance?

Obowiązek posiadania wyodrębnionej funkcji zgodności, czyli Compliance mają głównie podmioty nadzorowane takie jak banki, zakłady ubezpieczeń czy spółki publiczne.
Ale pamiętać należy, że odpowiedzialność karna czy administracyjna ciąży na członkach zarządu wszystkich spółek niedziałających zgodnie z przepisami, czyli również małych i średnich spółek.

Kodeks spółek handlowych przewiduje cały katalog kar dla członków zarządu za działanie niezgodne z ustawą lub za niedopełnienie określonych obowiązków. Dla przykładu ryzyka sankcji dotyczącego wszystkich spółek, członek zarządu podlega karze 20 000 zł w sytuacji gdy nie składa sądowi rejestrowemu listy wspólników albo listy akcjonariuszy, nie prowadzi księgi udziałów albo księgi akcyjnej albo dopuszcza do nieprowadzenia rejestru akcjonariuszy zgodnie z przepisami ustawy lub nierejestrowania akcji w depozycie papierów wartościowych, nie zwołuje zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, odmawia wyjaśnień osobie powołanej do rewizji lub nie dopuszcza jej do pełnienia obowiązków, nie przedstawia sądowi rejestrowemu wniosku o wyznaczenie biegłych rewidentów, nie ogłasza wzmianki o złożeniu opinii przez biegłego rewidenta w sądzie rejestrowym. Ponadto kodeks przewiduje również kary pozbawienia czy ograniczenia wolności za inne delikty.

Compliance w małych i średnich firmach ma za zadanie dopilnować, aby spółka działała zgodnie z prawem – a tym samym zapewnić, aby członkowie zarządu nie odpowiadali karnie czy administracyjnie za niedopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa. Tutaj poza przepisami kodeksu spółek handlowych należy podkreślić jakie konsekwencje dla członków zarządu niesie za sobą brak przestrzegania przepisów RODO. W przypadku naruszeń ochrony danych osobowych możemy mieć do czynienia z karami administracyjnymi w tym karę w wysokości 20 mln euro. Ponadto należy pamiętać o przepisach ochrony konsumentów, ochrony środowiska, praniu brudnych pieniędzy, działaniach nieuczciwej konkurencji i wiele innych. Z roku na rok przybywa regulacji prawnych, tendencja jest ciągle wzrostowa – dlatego warto się zawsze zastanowić, czy nie istnieje potrzeba zadbania o fundament działania każdej spółki, czyli o jej zgodność z obowiązującymi przepisami.

Regulacje dotyczące compliance

Instytucjami obowiązanymi są m. in. banki, SKOKi, firmy inwestycyjne, fundusze inwestycyjne, alternatywne spółki inwestycyjne, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, zakłady ubezpieczeń, przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową w rozumieniu, w niektórych sytuacjach notariusze, adwokaci, i radcowie prawni, doradcy podatkowi.

Ponadto instytucją obowiązaną będzie przedsiębiorca wpisany do CEIDG świadczący usługi polegające m.in. na: pełnieniu funkcji członka zarządu, zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej, podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, podmioty prowadzące działalność w zakresie gier losowych, przedsiębiorcy w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.

Potrzebujesz wsparcia?

Jeśli po przeczytaniu naszego artykułu, wciąż potrzebujesz wsparcia związanego z compliance – skontaktuj się z nami. Aby uzyskać wsparcie skontaktuj się z nami poprzez wypełnienie poniższego formularza kontaktowego. Chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje wszystkie pytania.