Zarząd spółki z o.o., kiedy chce podjąć szczególną decyzję, wyraża ją w drodze uchwały. Często podjęcie decyzji w drodze uchwały jest narzucone przepisami prawa, zapisami umowy spółki lub regulaminu Zarządu. Zgodnie z brzmieniem art.208 § 3 „każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki”, natomiast już w §4 ustawodawca doprecyzowuje wskazując, że „jeżeli jednak przed załatwieniem sprawy, o której mowa w § 3, choćby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu lub jeżeli sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki, wymagana jest uprzednia uchwała zarządu”. Czasem członek zarządu dla zwykłego komfortu psychicznego prosi pozostałych członków zarządu, aby jakąś decyzję podjąć wspólnie, tak aby udokumentować fakt, że dana decyzja zapadła kolegialnie.

Niejednokrotnie dynamika sytuacji uniemożliwia odbycie posiedzenia zarządu w tradycyjnej formie, a podjęcie uchwały często nie może być odwlekane. Dodatkowo pandemia COVID-19 pokazała nam wszystkim jak niewiele trzeba, aby niezbędnym okazało się odbywanie posiedzeń w formie zdalnej.

Jakie więc mamy możliwości co do wyboru formy podjęcia uchwały?

Podstawowym sposobem podejmowania uchwały jest podjęcie uchwały podczas posiedzenia zarządu. Warto jednak wskazać, iż zgodnie z art. 208 § 51 „w posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”. Przy założeniu więc, że umowa spółki nie zakazuje nam podejmowania uchwał na posiedzeniu w formie zdalnej, nie ma przeszkód, aby w ten właśnie sposób zarząd podjął decyzję. Należy jednak pamiętać, aby prawidłowo zawiadomić wszystkich członków zarządu o posiedzeniu zarządu.

Inną dopuszczalną formą podjęcia uchwały przez Zarząd jest podjęcie uchwały w trybie pisemnym, a także przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (poza posiedzeniem), chyba, że ponownie – umowa spółki nam tego wprost zabrania.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż podjęcie uchwały przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumienia się na odległość następuje w momencie zakończenia głosowania, natomiast dla celów ewidencyjnych należy później sporządzić protokół z przebiegu tego głosowania i opatrzyć go podpisami członków zarządu biorących udział w tym głosowaniu.

Kolejną dopuszczalną formą podjęcia uchwały jest tryb przewidziany w art. 208 § 53 ksh, a więc oddanie swojego głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. Tutaj – tak jak w poprzednich przypadkach – umowa spółki może dopuszczalność tego trybu wyłączyć. Niewątpliwie należy pamiętać, że ksh nie przewiduje możliwości oddania głosu za pośrednictwem innego członka zarządu w formie innej niż pisemna, a więc należy uznać za niedopuszczalne oddanie głosu choćby za pomocą maila w imieniu innego członka zarządu, nawet jeśli o to poprosi.

Warto korzystać z dobrodziejstw technologii i dopuszczalnej elastyczności jaką dają nam przepisy ksh w zakresie podejmowania uchwał zarządu. Należy jednak zawsze mieć na względzie, aby dopasować formę podejmowania uchwał do realnych potrzeb spółki, do danej okoliczności, a także do skali i złożoności podmiotu. Koniecznym jest również pamiętać, żeby każdą uchwałę udokumentować i zarchiwizować tak, aby w przyszłości fakt i tryb jej podjęcia nie budził niczyjej wątpliwości. Nawet jeśli dziś wydaje nam się to nieistotnym formalizmem – nasza percepcja może być łatwo odmieniona w okolicznościach kontroli organów administracyjnych czy choćby przy podjęciu decyzji o sprzedaży udziałów spółki.

Potrzebujesz wsparcia?

Jeśli po przeczytaniu naszego artykułu, masz wciąż wątpliwości co do wyboru formy podjęcia uchwały – skontaktuj się z nami. Aby uzyskać wsparcie skontaktuj się z nami poprzez wypełnienie poniższego formularza kontaktowego. Chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje wszystkie pytania.