Podczas prowadzenia każdej spółki osobowej i partnerskiej przychodzi potrzeba dokonania zmian jej danych w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Do tej pory tego typu zmiany dokonywane były poprzez złożenie papierowego formularza w biurze podawczym lub w formie przesyłki pocztowej. W przypadku spółki założonej w trybie s24 (tj. przy wykorzystaniu wzorca umownego) większość tego typu zmian można było dokonywać poprzez system teleinformatyczny dostarczony przez Ministerstwo Sprawiedliwości. 

Od 1 lipca 2021 r. weszła w życie istotna zmiana, która dotyczy każdej spółki prowadzącej działalność gospodarczą na terenie Polski. Od tego dnia wszystkie zmiany, które należy zarejestrować w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego muszą być zgłaszane do sądu rejestrowego za pośrednictwem nowego systemu teleinformatycznego. Zmiana ta dotyczy także rejestracji nowych spółek.

Jakie więc dokumenty lub zmiany danych spółki należy zgłaszać do rejestru przedsiębiorców KRS?  Katalog może być bardzo szeroki ale dobrym przykładem w tym przypadku jest:

• zmiana nazwy spółki,
• zmiana adresu spółki,
• zmiana danych wspólników,
• podwyższenie kapitału zakładowego,
• zmiana zasad reprezentacji,
• zmiany osobowe w zarządzie lub radzie nadzorczej,
• wszelkie zmiany umowy spółki,
• połączenie spółek,
• likwidacja spółki,
• zawieszenie działalności spółki.

Portal Rejestrów Sądowych KRS

Jak więc należy obecnie zgłaszać zmiany dotyczące spółek w rejestrze przedsiębiorców KRS? W pierwszej kolejności należy wejść na stronę Portalu Rejestrów Sądowych - https://prs.ms.gov.pl/. Znajdziesz na niej różne opcje z których możesz korzystać także w sprawach innych niż złożenie wniosku, tj. wyszukiwarkę KRS, przeglądarkę akt rejestrowych spółek, bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych, przeglądarkę dokumentów finansowych oraz rejestrację spółki w trybie S24. W przypadku gdy chcesz dokonać zmian danych dotyczących spółki musisz wybrać opcję e-formularze KRS:

Jeśli nie masz jeszcze założonego konta w Portalu Rejestrów Sądowych, musisz wypełnić formularz rejestracyjny. Dalszym krokiem jest zalogowanie się przez Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Samo logowanie nie powinno więc stanowić większych problemów.

Po zalogowaniu na swoje konto przejdziesz automatycznie do panelu głównego, który jest centrum zarządzania wszystkimi wnioskami. To z tego miejsca możesz złożyć takie wnioski jak:

• wniosek o rejestrację podmiotu,
• wniosek o zmianę,
• wniosek o wykreślenie z KRS.

Od razu także możesz zobaczyć swoje sprawy w toku i przejść do nich bezpośrednio. 

Dzięki Portalowi Rejestrów Sądowych możesz także składać inne pisma w sprawach tj.:

• pismo procesowe ogólne,
• pismo w sprawie,
• pismo zawierające uzupełnienie braków.

Za pośrednictwem portalu można składać inne wnioski niż te wyżej wymienione. Przykładowo, możliwe jest złożenie wniosku o wyznaczenie biegłego lub biegłego rewidenta, wniosku o wyznaczenie kuratora, wniosku o ustanowienie likwidatora. Pełną listę wniosków znajdziesz poniżej:

W przypadku gdy chcesz dokonać zmiany danych rejestrowych swojej spółki musisz oczywiście wybrać opcję “wniosek o zmianę”. Zostaniesz przekierowany do miejsca, w którym będziesz mógł złożyć wniosek i wprowadzić nowe dane spółki. Jeżeli składasz większą liczbę wniosków, system umożliwia nadania im nazw własnych. System został skonstruowany w ten sposób, że prowadzi krok po kroku po elementach, które są niezbędne do tego aby wniosek został uznany za skutecznie złożony.

Jak możesz zauważyć system będzie przeprowadzał Cię przez kilka obszarów i będzie prosił Cię o podanie danych dotyczących:

• nazwy wniosku,
• danych podmiotu,
• oświadczenia spółki, że nie jest cudzoziemcem,
• danych pełnomocnika jeśli występuje,
• danych sądu, do którego składany jest wniosek,
• zakresu informacyjnego objętego zmianą,
• załączników.

Kluczowe jest dobre określenie zakresu informacyjnego objętego zmianą, ponieważ dzięki temu system poprowadzi Cię, przez te elementy wniosku, które Cię interesują.

Kolejnym ważnym elementem wniosku jest wskazanie jakie załączniki chcesz do niego dołączyć. Mogą to być takie załączniki takie jak np. protokół ze zgromadzenia wspólników, uchwała zarządu, umowa sprzedaży udziałów czy też pełnomocnictwo. Aby dołączyć konkretny dokument należy wybrać opcję “dodaj dowolny dokument”:

W następnej kolejności system poprosi cię o wybranie z listy dokumentów, które chcesz złożyć.

Przykładowo, jeśli chcesz złożyć protokół nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników ze zmianą umowy spółki musisz wybrać opcję “uchwała o zmianie umowy”. Zazwyczaj tego typu uchwała podejmowana jest w formie aktu notarialnego. System poprosi Cię wtedy o podanie numeru CREWAN (Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych). W przypadku gdy chcesz złożyć dokument, który nie jest przygotowany w formie aktu notarialnego wystarczy, że wybierzesz opcję “dołączenie pliku”.

Wniosek możesz następnie podpisać. np. profilem ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz od razu opłacić przelewem za pośrednictwem bramki płatności. 

Wniosek możesz oczywiście złożyć samodzielnie. Ale jeżeli składasz załączniki, które nie zostały przygotowanie w formie aktu notarialnego, powinny one być wykonane i podpisane w formie elektronicznej. Jeśli jednak w Twoim imieniu będzie działał radca prawny lub adwokat (profesjonalny pełnomocnik) to złożenie przez niego dokumentu poświadczonego elektronicznie (czyli np. poświadczonego elektronicznie skanu dokumentu papierowego) będzie wystarczające. W przeciwnym wypadku po złożeniu wniosku bez takiego poświadczenia będziesz miał 3 dni na złożenie papierowych wersji w sądzie rejestrowym.

Potrzebujesz wsparcia?

Jeśli po przeczytaniu naszego artykułu, wciąż masz wątpliwości co do do rejestru przedsiębiorców KRS – skontaktuj się z nami. Aby uzyskać wsparcie skontaktuj się z nami poprzez wypełnienie poniższego formularza kontaktowego. Chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje wszystkie pytania.