Nowelizacja KSH – Protokołowanie uchwał organów spółki z o.o.
Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która weszła w życie w dniu 13 października 2022 r., poza szeroko komentowanymi przepisami dotyczącymi grup spółek, wprowadziła również wiele przepisów regulujących zasady bieżącego funkcjonowania spółek kapitałowych i ich organów. Jedną ze wspomnianych zmian jest wprowadzenie nowych przepisów regulujących zasady protokołowania uchwał organów spółek kapitałowych. W tym artykule zostaną omówione nowe zasady protokołowania uchwał zarządu oraz rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.[…]
Stan prawny przed nowelizacją
Przed wejściem w życie nowelizacji KSH, istniała wyłącznie szczątkowa regulacja dotycząca protokołowania uchwał zarządu oraz rady nadzorczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Przepisy nie wskazywały wprost obowiązku protokołowania uchwał zarządu, zobowiązanie do protokołowania posiedzeń organu, możliwe było do wywnioskowania na podstawie art. 209 KSH, wspominającego jedynie o zamieszczeniu wzmianki w protokole „[…] członek zarządu powinien ujawnić sprzeczność interesów i wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw oraz może żądać zaznaczenia tego w protokole.”
Przed nowelizacją, art. 222 KSH, dotyczący uchwał rady nadzorczej, w § 2 przewidywał jedynie obowiązek sporządzania protokołu z posiedzeń rady nadzorczejUstawodawca nie zdecydował się jednak, w poprzedniej regulacji, do określenia podstawowych wymogów stawianych takim protokołom. Wskazał jedynie, że „Z przebiegu posiedzenia rady nadzorczej sporządza się protokół.”
Obecny stan prawny
Na mocy nowelizacji, do Kodeksu spółek handlowych dodano nowy art. 2081 KSH, nakładający obowiązek protokołowania uchwał zarządu spółki z o.o., wskazując jednocześnie na minimalne wymogi formalne stawiane takim protokołom.
W odniesieniu do rady nadzorczej spółki z o.o., zgodnie ze znowelizowanym art. 222 § 2 KSH, istnieje obowiązek protokołowania uchwał rady nadzorczej. Do protokołowania uchwał rady nadzorczej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące protokołów zarządu.
Obowiązki w zakresie protokołowania dotyczą wszystkich uchwał, niezależnie od trybu ich podjęcia. Odnoszą się one do uchwał podjętych na posiedzeniu, przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz w trybie pisemnym. Ustawodawca nie zdecydował się również na rozróżnienie obowiązków w zależności od liczebności organu, dlatego też obowiązki przewidziane w nowelizacji odnoszą się również do jednoosobowego zarządu spółki z o.o.
Minimalne wymogi dotyczące protokołów
Art. 2081, dotyczący protokołów zarządu, stosowany odpowiednio również do protokołów rady nadzorczej stanowi, że protokół powinien zawierać:
- porządek obrad;
- imiona i nazwiska obecnych na posiedzeniu członków organu;
- liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały;
- zdanie odrębne członka organu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem.
Protokół, jeżeli umowa spółki lub regulamin zarządu lub rady nadzorczej nie stanowi inaczej, powinien zostać podpisany przynajmniej przez członka organu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie.
Elementy dodatkowe protokołów
Należy jednocześnie wskazać, że istnieją elementy protokołów organów, które nie zostały wymienione w art. 2081 KSH, których umieszczanie w protokołach wydaje się być dobrą praktyką. W protokole wskazane jest umieszczenie np.:
- daty i miejsca odbycia się posiedzenia,
- określenia trybu podjęcia uchwał – na posiedzeniu, przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość czy w trybie pisemnym,
- informacji czy wszyscy członkowie organu zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu.
Ponadto celowym rozwiązaniem wydaje się być, na wzór praktyki przyjętej przy protokołowaniu uchwał zgromadzenia wspólników - podpisywanie protokołu również przez protokolanta oraz załączanie do protokołu listy obecności podpisanej przez każdego członka uczestniczącego w podejmowaniu uchwał.
Potrzebujesz wsparcia?
Jeśli po przeczytaniu artykułu masz wątpliwości co do tego, jak sporządzić protokół zarządu lub rady nadzorczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zapraszamy do kontaktu. Chętnie udzielimy niezbędnej pomocy. Zachęcamy do wypełnienia formularza kontaktowego, który znajdziesz na dole strony.
e-mail: sekretariat@linkekulicki.pl
tel. +48 789 178 462
⟨⟨ Powrót